Inhuurmodule
02 b NGM_sublogo met tekst - Inhuur
Onze HR- en ICT-teams ontwikkelden IPS Staffing Inhuur, een compleet Vendor Management Systeem (VMS) dat naadloos aansluit op uw eigen inhuurproces. Denkt u daarbij aan uw HR-, Finance- en ICT- systemen. Bovendien voldoet  deze module aan alle wet- en regelgeving rond inhuur van derden. De IPS Solution zorgt dat u direct zicht hebben op alle beschikbare kandidaten die optimaal worden gematcht op de aanvraag.

De inhuur van externen kan transparanter, overzichtelijker en goedkoper: met deze inhuurmodule van IPS Solution. Van aanvraag tot factuur en rapportages.

Het Vendor Management Systeem (VMS) is opgebouwd uit een aantal onderdelen:

Aanvraag, distributie en selectie

Helpt u aan de juiste kandidaat van de juiste leverancier, tegen de juiste prijs. Aanvragen worden voor nieuwe tijdelijke medewerkers in goede banen geleid. Het zorgt ervoor dat de aanvragen centraal worden geregistreerd en afgehandeld. Wat het uniek maakt, is de mogelijkheid om vacatures automatisch naar de juiste intermediairs te distribueren. Daardoor kunnen zij direct aan de slag met het zoeken en snel de juiste kandidaat voor het beste tarief voorstellen. In één overzicht kan de opdrachtgever alle kandidaten van alle intermediairs beoordelen op kwaliteit en tarief. Ook budgettair ontstaan er geen verrassingen: op het moment dat de aanvraag wordt ingevuld, is een indicatieve totaalrekening beschikbaar.

  • Aanvragen met workflow en procuratiestructuur eigen organisatie
  • Functieprofielen
  • Distributie naar mobiliteit, mantelcontractpartners, voorkeursleveranciers en geïntegreerde marktplaats
  • Voorstellen van kandidaten
  • Selecteren van kandidaten
  • Budgetramingen en indicatieve verplichtingen

Contractbeheer

Verzamelt en automatiseert alle contractuele afspraken tussen de kandidaat en de leverancier. Het beheren van gegevens van flexmedewerkers is de basisfunctionaliteit. In deze module worden alle gegevens opgeslagen, waaronder contracten en het volledige arbeidsverleden. Zodra een nieuw contract wordt aangemaakt, genereert en verstuurt de applicatie automatisch een contract voor de leverancier. Het is mogelijk mutaties op contracten met terugwerkende kracht of in de toekomst door te voeren: alle gegevens die gerelateerd zijn, worden automatisch bijgewerkt.

  • Registratie en beheer van medewerkers en contracten
  • Opdracht- en orderbevestigingen
  • Registratie on- en offboardinginformatie
  • Verplichtingen administratie
  • Mutaties en correcties van financiële gegevens
  • Beheren complexe prijs- en mantelcontractafspraken
  • Bulk mutaties zoals CAO wijzigingen

Digitaal dossier

Stelt u in staat om documenten als cv’s, VOG’s, VAR’s te analyseren en te beheren. Het Digitaal Dossier zorgt ervoor dat u het dossier van uw flexkrachten volledig kunt digitaliseren en bewaken. Per flexkracht kan een dossier worden aangemaakt waarin documenten zoals een CV, een ID-bewijs, een geheimhoudingsverklaring of een Verklaring Omtrent Gedrag kunnen worden opgeslagen. U kiest er zelf voor of het niet uploaden, accorderen of overschrijden van de geldigheid van een document restricties dient op te leveren.

  • Aanmaken en beheren van dossiers van tijdelijke medewerkers
  • Self-service digitale documenten
  • Alle type documenten: enkele voorbeelden CV, kopie legitimatiebewijs, geheimhoudingsverklaring, VOG verklaringen, VAR verklaringen, leveringsvoorwaarden, inzetbevestigingen en verplichtingen
  • Inlener / uitlener specifieke documenten
  • Uploaden / accorderen / afwijzen van documenten
  • Controle geldigheidsdatum en signalering bij verloop geldigheidsdatum
  • Beperkingen voor inloggen en/of urenstaten invoeren bij niet aanleveren documenten
  • Impactanalyse bij het maken van nieuwe documenten

Urenregistratie

Hiermee vult u eenvoudig uren en declaraties in, accordeert en verwerkt ze, zodat u duidelijk inzicht heeft in de kosten. De tijdelijke medewerker zijn werkbriefje in, de manager beoordeelt het werkbriefje, de intermediair kan werkbriefjes verwerken en kosten worden duidelijk. Gedurende de uitvoer van alle processtappen worden alle betrokken personen op de hoogte gesteld van de voortgang via e-mail. Gerechtigden kunnen op ieder moment van de dag de status van een werkbriefje zien.
Voor het indienen van kosten  kan de flexkracht gebruik maken van de declaratiemodule. Een ingediende declaratie dient door de leidinggevende geaccordeerd te worden, waarna de leverancier deze kan verlonen en factureren.

  • Invullen urenstaten en declaraties (flexmedewerker)
  • Accorderen urenstaten en declaraties(manager)
  • Verwerken urenstaten en declaraties (leverancier)
  • Configurabele workflow
  • Factuurbedragen inzichtelijk op urenstaat
  • Dag-, week- en maandstaten
  • Standaard, toeslagen, overwerk en verschoven uren etc.
  • Automatische toewijzing van standaard vergoedingen zoals reiskosten

Facturatie

Digitaliseert uw factureringsproces volledig en reduceert al uw papierwerk. Met deze unieke module genereert u ook budgetreserveringen, formafacturen en belast u intern de kosten door. Het factureringsproces maakt VMS bijzonder: geen enkel ander systeem biedt de opdrachtgever de mogelijkheid budgetreserveringen te ramen of pro-forma facturen te genereren. Daarnaast is het mogelijk de kosten intern door te belasten. Zodra een contract voor een flexmedewerker is afgesloten, genereert het systeem een raming voor de budgetreservering voor het complete arbeidscontract. Een opdrachtgever komt dus nooit voor verrassingen te staan. En als het contract loopt maakt de leverancier via één druk op de knop een digitale factuur op in PDF. Deze facturen worden gezien als wettig betaaldocument, zodat papieren facturen worden geëlimineerd. Ook kunnen er met VMS geconsolideerde facturen worden gestuurd, waardoor het totale aantal facturen enorm daalt.

  • Pro-forma factuur
  • E-factuur
  • Geconsolideerde facturering
  • Opslag percentage / fee voor regisseur
  • BTW-verlengd

Rapportages

Overzichtelijke en aanpasbare real-time rapportages en dashboards. Met de rapportagetool kunt u rapportages genereren over uw flexibele schil, uw inhuurproces, de performance van leverancier, inhuurkosten en meer.

  • Real-time dashboards
  • Per gebruikersgroep configureerbaar door MSP/Inzetdesk
  • Dashboards ook door eindgebruikers zelf te maken en aan te passen
  • Meerdere dashboards per gebruiker

Hoe het werkt: van aanvraag tot gunning

Aanvraag

  • De inhurende manager vult het aanvraagformulier in. Dit neemt 5 tot 10 minuten in beslag.
  • De aanvraag wordt door de inhurende manager naar de marktplaatsdesk verzonden.
  • De marktplaatsdesk controleert de aanvraag zorgvuldig en scherpt deze eventueel aan in samenwerking met de inhurende manager.
  • De inhurende manager bepaalt samen met de marktplaatsdesk de “harde” beoordelingscriteria.
  • De marktplaatsdesk checkt of de functie niet door interne medewerkers van de aanvragende organisatie opgevuld kan worden.

Publicatie

  • Na goedkeuring van de inhurende manager wordt de aanvraag op de website van de marktplaatsdesk geplaatst. Tevens wordt de aanvraag via email bekend gemaakt aan alle ingeschreven leveranciers.
  • Alle ingeschreven leveranciers kunnen reageren met een door de organisatie vastgesteld limiet aan cv’s.
  • De vragen die door de leveranciers gesteld worden, worden (eventueel met hulp van de inhurende manager) door de marktplaatsdesk beantwoord. Zowel de vraag als het antwoord worden aan alle leveranciers kenbaar gemaakt. De vragen kunt u alleen stellen via de link in de  aanvraag (via de applicatie) vragen die op een andere manier worden gesteld zullen niet beantwoord worden.

Gunning

  • Binnen vijf dagen wordt er door de marktplaatsdesk aan de hand van de harde criteria en op basis van de aangeboden prijs een top 5 opgesteld. De harde criteria worden gecontroleerd door de marktplaatsdesk, voordat de top 5 bekend wordt gemaakt aan de inhurende manager.
  • De inhurende manager selecteert, eventueel na het voeren van sollicitatiegesprekken, de uiteindelijke kandidaat.
  • De marktplaatsdesk stelt de deelnemende leveranciers op de hoogte van de gunning en afwijzingen.
  • De marktplaatsdesk stelt het contract op.
  • De gunning wordt op de website van de marktplaatsdesk gepubliceerd.
07 NGM_staffing schema

Waarom IPS Staffing Inhuur?

  • Grip op uw externe inhuur.
  • Voldoen aan wet- en regelgeving.
  • Inzicht in uw flexibele schil.
  • Verbeteren van het inkoopproces.
  • Kostenreductie van externe inhuur.
  • Het reduceren van het aantal leveranciers.
  • Centraliseren van inhuur via een eigen inhuurdesk of het uitbesteden aan IMS Projects & Staffing (een Managed Service Provider (MSP) en beheerder van de Marktplaatsdesk
  • Verminderen van uw risico’s bij inhuur van derden.
  • (Data)onafhankelijkheid en privacy.
  • U werkt met een marktplaats, maar wilt de vervolgstappen van het inhuurproces ook managen.
  • Verminderen van de administratieve last bij inhuur van extern personeel.
  • Integratie met uw bestaande it-infrastructuur.
  • Eenvoudig aan te passen tools om uw inhuurproces te managen.
  • Managementrapportages
  • Werving en selectie externe inhuur
  • Met  deze module kiest u voor een marktplaats. Een marktplaats houdt normaalgesproken op bij het contracteren van de externe. Niet bij ons! De administratieve afhandeling rond contracten, dossiers, uren en facturen én het inzicht in de flexschil krijgt u met het Vendor Management Systeem.

Meer weten?

Neem contact met ons op: +31 (0)88 236 40 33