Projectmodule
02 a NGM_sublogo met tekst - Tender
Een aanbestedingsproces vraagt veel van uw organisatie. U wilt zeker weten dat de aanbesteding de juiste oplossing oplevert, dat u voldoet aan wet- en regelgeving en dat het proces soepel en efficiënt verloopt. De markt is al goed georganiseerd rondom digitale, openbare aanbestedingen. Voor onderhandse projectaanbestedingen staat dit echter nog in de kinderschoenen. Maar ook bij deze aanbestedingen verlangt u grip, efficiëntie, transparantie en compliance.

De projectmodule van IPS Solution ondersteunt het hele aanbestedingsproces. Van de publicatie van bestek of Programma van Eisen, online communiceren met aannemers, advies- en ingenieursbureau’s, tot en met het (automatisch) beoordelen  op gunningscriteria en het gunnen en afwijzen.

Het Compleet Tender Management Systeem (CTM) is opgebouwd uit een aantal onderdelen:

Bestek, distributie en aanbesteding

Distributie van onderhandse aanbestedingen eventueel op uw eigen interne markplaatsdesk. Publicatie op NGM-Desk van openbare aanbestedingen. Uw openbare aanbestedingen worden automatische gepubliceerd door een koppeling met TenderNed, Aanbestedingskalender en TED (Europa).
Offertetraject of aanbesteding van bestek worden in goede banen geleid. Het zorgt ervoor dat de aanvragen centraal worden geregistreerd en afgehandeld. Inclusief het beantwoorden van vragen, opstellen Nota van Inlichtingen en het gelijkwaardig informeren van de inschrijvers. Wat het uniek maakt, is de mogelijkheid om aanvragen automatisch naar de juiste inschrijvers te distribueren. Daardoor kunnen zij direct aan de slag met de inschrijving en aanbieding. In één overzicht kan de opdrachtgever alle aanbiedingen van alle inschrijvers beoordelen op kwaliteit en aanneemsom. Ook budgettair ontstaan er geen verrassingen: op het moment dat de aanvraag wordt ingevuld, is een indicatieve totaalrekening beschikbaar.

Beoordeling inschrijving en gunning

Team beoordeling: Opening , analyse, beoordeling en evaluatie van offertes. U kunt onafhankelijk van tijd en plaats, uw teams offertes laten beoordelen. Desgewenst kan in een consensus-meeting de abnormaal hoge en lage scores worden besproken en aangepast.

  • Weging en scoring: alle criteria zowel kwalitatieve als kwantitatieve criteria worden automatisch doorgerekend, zodat u de beste prijs-kwaliteitverhouding van offertes kunt bepalen. CTM biedt daarnaast standaard functionaliteit voor gunnen op waarde, Best Value Procurement (BVP) en dubbele envelop methode (prijs en kwaliteit gescheiden beoordelen).
  • Opstellen van de gemotiveerde beslissing.
  • Brief Voornemen van Gunning en gunningsbrief zelf.

Contract

Het managen van diverse inschrijvers is een kerncomponent van elk managed services-programma. Het beheren van gegevens van de aanbesteding en aannemer is de basisfunctionaliteit. In deze module worden alle gegevens opgeslagen, waaronder contracten en prestaties in het verleden. Zodra een nieuw contract wordt aangemaakt, genereert en verstuurt de applicatie automatisch een contract voor de aannemer. Het is mogelijk mutaties op contracten met terugwerkende kracht of in de toekomst door te voeren: alle gegevens die gerelateerd zijn, worden automatisch bijgewerkt. Enkele kernelementen:

  • Registratie en beheer van aannemers en contracten
  • Opdracht- en orderbevestigingen
  • Performancemanagement om de prestaties van inschrijvers te vergelijken met prestaties van de beste in hetzelfde segment.
  • De inschrijversgroep optimaal afstemmen op de benodigde vaardigheden, rekeninghoudend met de geografische situatie.
  • Gebruik maken van een grote zzp-pool om uit te putten t.b.v onderhandse aanbestedngen van kleinere projecten of onderdelen ervan, onder meer voor het opstellen van werkomschrijvingen, opstellen bestekken en bestekstekeningen.

Digitaal dossier

  • Uitwisseling van documenten (bestek, communicatie).
  • Een dynamische checklist per procedure begeleidt u d.m.v. een workflow door het inkooptraject, zodat u geen belangrijke zaken over het hoofd ziet en het risico op fouten wordt geminimaliseerd.
  • Bibliotheek van eisen en criteria maakt het mogelijk om kennis te hergebruiken binnen uw organisatie.
  • Documentmanagement: werk samen aan documenten met versiebeheer op zowel bedrijfs- aanvraag- als persoonlijk niveau. Voorkom dubbel werk en waarborg uniformiteit binnen uw inkooporganisatie.

Besteksadministratie

Opvolging van de uitvoering van de opdracht (bijakte, oplevering, facturatie, knelpunten).

  • Verplichtingen administratie
  • Mutaties en correcties van financiële gegevens Registratie on- en offboardinginformatie
  • het platform bouwt voor u een compleet aanbestedingsdossier, dat altijd centraal beschikbaar is. Dit ondersteunt uw audits en transparant inkopen.
  • Inkoopsamenwerking: verschillende afdelingen, divisies of organisaties kunnen projectmatig samenwerken aan één dezelfde aanbesteding onafhankelijk van plaats en tijd.
  • Op de marktplaats middels Dashboard met overzicht over alle (aflopende) aanvragen zodat u in één oogopslag inzicht heeft per gebruiker, afdeling of businessunit.

Rapportages

De rapportages en analyses van NGM bieden transparantie op de totale projectuitgaven. Ze zijn de basis voor een optimaal managed services-programma en verbeteringsadviezen.

Hoe het werkt: van aanvraag tot gunning,

Aanvraag

  • De projectleider vult het aanvraagformulier in en voegt bestek en bestekstekeningen toe. Dit neemt 5 tot 10 minuten in beslag.
  • De aanvraag wordt door de projectleider naar de marktplaatsdesk verzonden.
  • De marktplaatsdesk controleert het bestek zorgvuldig op gunningscriteria en inschrijfvereiste en scherpt deze eventueel aan in samenwerking met de projectleider.
  • De projectleider bepaalt samen met de marktplaatsdesk de aanbestedingsvorm en traject.
  • De marktplaatsdesk checkt of de functie niet door interne medewerkers van de aanvragende organisatie opgevuld kan worden.

Publicatie

  • Na goedkeuring van de projectleider wordt de aanbesteding op de website van de marktplaatsdesk )en evt TenderNed of TED) geplaatst. Tevens wordt  bij onderhandsde aanvraag via email bekend gemaakt aan voorkeurs aannemers of ingenieursbureau’s.  Tevens wordt ook, indien gewenst de aanvraag beschikbaar getseld voor alle ingeschreven  aannemers of ingenieursbureau’s
  • Bij openbaar: Alle ingeschreven aannemers of ingenieursbureau’s kunnen reageren met een aanbieding verwerkt in de inschrijfdocumenten
  • Bij onderhands: slle uitgenodigde aannemers of ingenieursbureau’s kunnen reageren met een aanbieding verwerkt in de inschrijfdocumenten
  • De vragen die door de inschrijvers gesteld worden, worden (eventueel met hulp van de projectleider) door de marktplaatsdesk beantwoord. Zowel de vraag als het antwoord worden aan alle inschrijvers kenbaar gemaakt. De vragen kunt u alleen stellen via de link in de  aanvraag (via de applicatie) vragen die op een andere manier worden gesteld zullen niet beantwoord worden.

Gunning

  • Conform aanbestedingsplanning zal op dag van aanbesteding zal door de projectleider en de marktplaatsdesk de digitale enveloppen met aanbieding en inschrijfformulieren worden geopend. Aan de hand van de aanbiedingen wordt een lijst opgesteld op basis van prijs. De aanbiedingen  en inschrijfformulierenworden gecontroleerd door de marktplaatsdesk.Indien er andere gunningscriteria worden gesteld zal de lijst hierop worden aangepast.
  • De projectleider selecteerd de uiteindelijke inschrijver die  hij voornemens is te gunnen.
  • De marktplaatsdesk stelt de deelnemende inschrijvers op de hoogte van dit voornemen tot gunning
  • De Alcatel periode wordt afgewacht waarna er tot gunning en en afwijzingen kan worden overgegaan
  • De marktplaatsdesk regelt een afspraak waarbij tot ondertekening van de contractdocumenten worden overgeaan (evt gelijksamenvallen met 1e projectoverleg of bouwvergadering)
  • De gunning wordt op de website van de marktplaatsdesk gepubliceerd.
08 NGM_project schema

Waarom  een projectaanbestedingsmodule?

Ondersteuning bij projectaanbestedingen vanuit één webbased oplossing; Cloud/SaaS. De projectmodule is gebasseerd op en Compleet Tender Management Systeem (CTM), ruimschoots beproefd en bewezen.

  • Volledige digitalisering.
  • Volledig afgestemd op de Nederlandse wet- en regelgeving.
  • Uw aankondiging gelijk gepubliceerd op TenderNed.
  • Versterkte motiveringsplicht.
  • Dossieropbouw
  • Transparantie
  • Hantering gunningscriteria: EMVI of op waarde.
  • Voldoen aan de ARW 2012.
  • Aanbestedingen in percelen op te delen.
  • Beperken van administratieve lasten.
  • Integratie met uw bestaande it-infrastructuur.
  • Naadloze integratie in uw organisatiestructuur.
  • Expertise in de branche Infra en Ruimtelijke Ordening.
  • Flexibel en gebruiksvriendelijk; technische ondersteuning en training is niet nodig.
  • Betere communicatie tussen de betrokken partijen.
  • Kostenbesparing.
  • Rapportages in een handomdraai.
  • End-to-end ondersteuning.

Meer weten?

Neem contact met ons op: +31 (0)88 236 40 33